Ce que nous avons appris ! Notre première conception et livraison d’une formation en classe virtuelle.

  • Ce que nous avons appris ! Notre première conception et livraison d’une formation en classe virtuelle.

    28 mai 20 | Tiqani

    Introduction


    Ayant eu ma juste part de sessions en face à face pendant plus de 21 ans, j’ai atteint un stade où j’avais juste besoin de lire le matériel qui m’a été donné et, dans les 2 heures, je serais prêt à livrer la formation avec des activités, jeux, compétitions, discussions, tests surprises, etc. J’étais prêt à relever tous les défis qui surviennent en classe.

     

    Puis vint la classe virtuelle.

     

    Après avoir assisté à quelques-unes, je n’ai pas pu m’empêcher de remarquer à quel point elles étaient ennuyeuses. Donc, pendant les sessions, j’ai commencé le multitâche (regarder les emails, avoir des nouvelles des amis, planifier ma liste de courses à faire, me suis fait un verre ou deux) et je me suis même endormi plus d’une fois et me suis réveillé après la fin des sessions ! Honte à moi, n’est-ce pas ?

     

    Eh bien, pour ma défense, tout ce que je faisais était assis sur ma chaise devant l’écran à écouter et à regarder les instructeurs lire les diapositives les uns après les autres. Parfois, ils nous engageaient, mais ensuite, les discussions étaient si lentes, les voix semblaient si monotones, certaines d’entre elles avaient un tel ton que j’ai dû retirer les écouteurs à chaque fois qu’elles ont commencé à parler.

     

    Pour être juste, si cela avait été dans une salle de classe, cela n’aurait pas été si mauvais. L’instructeur aurait pu voir tous les participants, lire leur langage corporel, dialoguer directement avec chaque participant ; il n’y aurait ni microphones ni écouteurs, et la communication vous parviendrait directement, sans filtre. Il pourrait également vous engager dans des activités de groupe et des jeux qui nécessitent des mouvements physiques et réduisent les engourdissements.

     

    Il y a quelques mois, j’ai eu la chance de pouvoir concevoir et livrer moi-même un programme virtuel. C’était mon premier programme complet de classe virtuelle du début à la fin, mais même avec les nombreuses sessions auxquelles j’ai assisté virtuellement et donné en personne, de nombreuses leçons ont été tirées de cette expérience.


    Mettre les choses en perspective

    Road to success


    Comme promis à mon réseau, je vais partager mon expérience. Tout d’abord, mettons certaines choses en perspective :

    -Voici mon expérience personnelle: différents animateurs / formateurs peuvent avoir différents points de vue sur des situations similaires.

    -Il s’agit d’un programme de gestion :       ce cours était de nature opérationnelle. Il a été planifié avec une mise en œuvre sur le terrain et peut être différent avec un contenu différent.

    -Ceci a été délivré aux dirigeants ayant de l’expérience et aux superviseurs aspirant à devenir dirigeants : un public différent aurait pu conduire à une expérience différente.

    -La plate-forme GoToTraining de Citrix a été utilisée pour ce programme : différentes plates-formes peuvent fournir des résultats différents.

    -N’oublions pas COVID19 : ce programme s’est déroulé lors de la montée de la pandémie et les ressources étaient limitées.

    Avec ce qui précède à l’esprit, nous avons développé notre programme, comme toujours, avec les objectifs fondamentaux ci-dessous :

    1. Retour sur investissement de développement

    2. Une bonne expérience d’apprentissage

    Dans l’ensemble, bien que cette expérience ait été difficile, c’était aussi amusant.


    Le « Quoi » et le « Comment »

    Steps to VCT


    Ayant été dans le siège du participant, j’étais prêt à aller de l’autre côté, le côté excitant, celui du développeur /formateur /facilitateur. Donc, en commençant par la fin en tête, l’objectif de chaque séance, je me suis posé les deux questions suivantes :

    -De quelles étapes ai-je besoin pour amener les participants à cet objectif ?

    -Comment vais-je les y amener d’une manière mémorable ?


    Le ‘Quoi’: recommandations concernant le contenu

    Search for Content


    Le contenu engageant est “court et doux” :

    -Avant la session lecture/vidéo/audio (auto-apprentissage des participants).

    -Pas moins de 60, et pas plus de 90 minutes de séances.

    -Concevez les étapes d’apprentissage à présenter en 5-10 minutes – Petite bouchée.

    -Montrez un diapositive toutes les 10 minutes (leurs formes doit être facile à regarder):

    1- Police de caractère (16 ou plus).

    2- Bons graphismes (1280*854 pixels minimum – redimensionnez à votre guise).

    3- Les diapositives peuvent être partagées comme guide de référence pour les participants après la session.

    -Engagez les en utilisant vidéos, jeux, questions, discussions, sondages, quiz, et /ou des discussions après chaque étape d’apprentissage.

    -Assurez-vous de résumer l’étape d’apprentissage.


    Le ‘Comment’ : recommandations concernant les équipements

    VCT Set-up


    Certains peuvent se permettre les outils et l’équipement, d’autres non. Ces derniers ne font qu’aider, c’est vous, le formateur/facilitateur, qui êtes au centre.

    Pour les facilitateurs/formateurs:

    -Les ordinateurs de bureau et portables sont idéaux. Les tablettes ont des fonctionnalités limitées. (J’ai un Sony Vaio 2012 et ça fonctionne parfaitement).

    -Grand moniteur haute résolution (29 pouces minimum) comme moniteur de bureau ou un moniteur supplémentaire pour étendre votre ordinateur portable.

    -Un clavier ergonomique de taille standard est recommandé avec une souris fonctionnelle. Si vous avez un ordinateur portable, investissez dans un pack, cela vous évitera des douleurs aux épaules et au cou.

    -Investissez dans une Chaise de bureau ergonomique pour protéger votre dos. Les jambes doivent reposer confortablement sur le sol (ou sur un repose pieds). La douleur au bas du dos était atroce après quelques jours.

    -Internet haut débit :

    1- Connexion Internet filaire à l’ordinateur de bureau ou au portable est idéale.

    2- Connexion Internet sans fil : assurez-vous que vous êtes suffisamment proche du routeur WIFI

    3- Un débit minimal dédié de 12 Mo/s : si à la maison, mettez en pause la synchronisation de tout votre stockage cloud (Dropbox, OneDrive, Google Drive etc.) Et vos boîtes de réception e-mail ainsi que tous les flux en direct que vous avez configuré sur votre ordinateur. Assurez-vous aussi, qu’il n’y a aucun streaming de vidéos ou d’audio pendant la session. Vous avez besoin de toute la bande passante.

    -Une caméra Haute définition, 1080 pouces avec un bloc manuel. La caméra intégrée de votre ordinateur portable a ses limites et vous ne voulez pas qu’un pirate vous espionne. La position de la caméra doit être suffisamment éloignée pour montrer votre tête, vos épaules et une partie de votre poitrine. Normalement, c’est à environ 80 à100 cm de votre visage.

    -Un casque audio sans fil ou filaire extra-auriculaire. Vous l’apprécierez si vous avez plusieurs sessions. Les écouteurs intra-auriculaires vous causerons une sensation d’inconfort après plusieurs sessions.

    -Un microphone à condensateur numérique cardioïde, de préférence avec une connexion USB. Ce type ne reçoit le son que d’un côté et bloque donc les autres bruits externes qui peuvent rendre votre session ennuyeuse. Les microphones des écouteurs des téléphones portables ordinaires sont limités.

    -Bloc de dessin :  pour un affichage en direct sur des tableaux blancs numériques si vous n’avez pas d’ordinateur portable ou de tablette à écran tactile.

    -La taille du bureau doit correspondre à ce qui précède, y compris un bloc-notes et un stylo pour vos notes personnelles. La clé est dans la hauteur du bureau par rapport à la chaise. N’oubliez pas les douleurs aux épaules et au cou.

    -Les couleurs de l’arrière-plan sont très importantes car elles peuvent rendre votre visage plus sombre ou plus clair, ce qui peut détourner l’attention des spectateurs ou les aider à se concentrer sur vous. Vous pouvez toujours avoir un arrière-plan virtuel comme ceux utilisés dans Zoom, mais ils semblent virtuels. Les couleurs naturelles claires avec quelques étagères, des livres et une plante peuvent faire des merveilles. Pensez à éviter l’encombrement.

    -L’éclairage : Le dernier point pourtant, aussi important que tous les précédents, La lumière du jour est ce qui est recommandé. Les ombres sur votre visage doivent être minimales. Idéalement, derrière la caméra, deux sources de lumière, à 60 cm au-dessus du niveau de la caméra, une de chaque côté faisant un angle de 45 degrés avec votre visage car le centre éliminera les ombres et empêchera la réflexion dans vos lunettes si vous en portez.

    Pour les participants:

    Les participants peuvent accéder à la session VCT à partir de nombreux et différents appareils (PC, MAC, tablette, téléphone portable Android ou IOS) ; Cependant, il est recommandé d’avoir au moins un écran de 10 pouces pour pouvoir suivre le contenu partagé par le facilitateur.

    -Internet haut débit (comme mentionné ci-dessus)

    -Écouteurs avec microphone intégré

    -La caméra interne de l’appareil est suffisante


    Le « Comment »

    Skills Development


    Le contenu, les outils et l’équipement sont prêts, il est temps de les utiliser.

    Apprenez et pratiquez les fonctionnalités de la plateforme

    – Regardez des vidéos des tutoriels.

    – Découvrez les fonctionnalités et les avantages de chaque fonctionnalité.

    – Soyez confortable en les utilisant du côté de l’animateur et celui du participant.

    La plupart des plates-formes de classe virtuelle utilisent des fonctionnalités communes telles que la webcam, l’audio, le chat, le sondage, la discussion, le tableau blanc, le partage de l’écran, et du contenu, le minuteur, etc. et certaines plates-formes en ont plus. Assurez-vous de tester chacune d’elle pour voir le résultat du point de vue participant.

    Concevez le flux

    De la préparation d’avant-session aux plans d’action et aux tests d’après-session, la conception du flux est la clé du succès de la session.

    Contrairement à la salle de classe où vous pouvez rapidement proposer une activité et impliquer tout le monde, les sessions virtuelles doivent être préparées.

    La meilleure pratique consiste à préparer la session à l’envers afin de choisir la meilleure voie à suivre.

    1- Objectif d’apprentissage

    2- Plan d’action

    3- Questions de test

    4- Points d’apprentissage (info, diapositive, présentation, discussion, activité et résumé)

    5- Autres points d’apprentissage si le temps le permet

    6- Présentations

    7- Brise-glace

    Tout doit être conçu, chargé et prêt sur le moniteur de l’ordinateur (plusieurs onglets ouverts et prêts pour une sélection rapide).

    Maintenant vient la 1ère phase de test. Voici le flux que j’ai suivi :

    – J’ai créé un événement pilote sur la plateforme et mis en place tout le matériel de formation nécessaire : pré-travail, pré-lecture, sondages, tests, vidéos, et j’ai aussi préparé devoirs à effectuer après la session.

    – Ensuite, je me suis invité en utilisant une autre adresse e-mail.

    – La plate-forme envoie automatiquement un email. J’ai vérifié l’e-mail (contenu, liens et la précision).

    – Je me suis inscrit en utilisant ces liens et j’ai vérifié l’e-mail de bienvenue automatisé. J’ai également vérifié le contenu de cet e-mail.

    – J’ai commencé la session en tant qu’hôte et rejoint en tant que participant, sur l’autre appareil.

    – J’ai ajusté les lumières, le microphone et le volume du casque, la caméra et la position assise.

    – J’ai exécuté les diapositives, la vidéo, le partage de fichiers et fait les ajustements nécessaires.

    – Une fois que tout était prêt, j’ai mis fin à la session et attendu les e-mails automatisés.

    – J’ai également vérifié les e-mails et instructions.

    Une fois terminé, j’ai organisé des sessions similaires avec mes amis et collègues de 4 fuseaux horaires différents pour obtenir des informations et m’assurer que tout allait bien.

    À quoi s’attendre lors d’une session virtuelle?

    La phase de test est là pour montrer les axes d’amélioration. Voici quelques-uns des principaux défits :

    1-   Problèmes Internet

    2-   Pare-feu dans les grandes entreprises

    3-   Capacité des participants à gérer les nouvelles technologies

    4-   Capacité des participants à s’adapter aux nouvelles méthodes de communication

    Les problèmes Internet et les pares feux peuvent être traités avec une certaine autorité du côté client, cependant, les exigences techniques doivent être clairement partagées avec le client au préalable car cela affectera le résultat de la session.

    Pour les participants, et comme il s’agit d’une technologie relativement nouvelle, j’ai organisé une session de test avec tout nouveau groupe dans lequel j’avais du faux matériel, des tests, des sondages, etc. Le but de la session a été principalement de présenter les fonctionnalités et comment ils peuvent les utiliser.

    Online Classroom

    Au cours de la session, j’ai posé de nombreuses questions aux participants pour m’assurer que je pouvais évaluer le contenu et apporter les modifications nécessaires.

    Les domaines évalués étaient:

    -Feedback instantané (lever la main, pouce levé, applaudir, etc.).

    -Chat.

    -Audio : voix claire, pas d’écho, pas de bruit.

    -Vidéo: claire, assez lumineuse.

    -Partage d’écran : sélection et lisibilité de ce qui est partagé.

    -Salles d’atelier : l’animateur rejoint chaque salle et teste les mêmes caractéristiques.

    -Les sondages.

    -Tests.

    -Téléchargement de matériel.

    -Formularies de commentaires.

    -Tableau blanc virtuel.


    Astuces

    Tips


    1- Habillez-vous pour l’occasion : vous êtes la star du spectacle.

    2- Regardez dans la caméra lorsque vous communiquez, positionnez votre corps et votre visage pour qu’ils soient visibles par tous.

    3- Énoncez : la connexion Internet pourrait être un problème de l’autre côté.

    4- Souriez.

    5- Soyez patient lorsque vous posez une question, il faut prévoir les retards.

    6- Coupez le micro lorsque vous ne parlez pas, vous ne savez jamais quand votre corps décide de faire du bruit. Demandez également aux participants de se mettre en sourdine s’ils ne parlent pas, et si cela ne fonctionne pas, demandez-leur de réactiver le son et vous pouvez contrôler cette fonction si nécessaire.

    7- Panneau : faites-leur savoir ce que vous allez faire, ce que vous faites et ce que vous avez fait.

    8- Gardez toujours un œil sur la boîte de discussion et les fenêtres de commentaires instantanés, vous ne voulez pas manquer une main levée ou un commentaire de quiconque.

    9- Commencez toujours la session 10 minutes plus tôt. Ceux qui adhèrent tôt vous offriront l’opportunité de nouer des relations.

    10- Commencez et finissez toujours la formation à l’heure.

    11- La technologie vous fera défaut, ayez un plan B.

    12- Pendant le partage d’écran, ne déplacez pas votre souris /curseur tout autour de l’écran pour minimiser la distraction.

    13- Intégrez des vidéos et ne les diffusez pas, cela pourrait affecter la connexion.

    14- Lecture recommandée : La salle de classe virtuelle réussie par Darlene Christopher.

     

    Pour plus d’informations sur notre formation en classe virtuelle, n’hésitez pas à nous contacter en réservant une consultation GRATUITE ou en remplissant ce formulaire.